Politique de confidentialité

Dernière mise à jour : [20/12/2025]

La présente politique de confidentialité décrit la manière dont l’association Systemoun collecte, utilise, conserve et protège les données personnelles des utilisateurs de son site internet (ci‑après « le Site »), conformément au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 (RGPD) et à la législation française applicable (notamment la loi « Informatique et Libertés » modifiée).

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données personnelles est : Christophe Brèthes

  • Association : Systemoun
  • Statut : Association loi 1901
  • Adresse : 3 RUE DE LA GUILLERIE 40500 SAINT-SEVER
  • Adresse e‑mail de contact : contact[at]systemoun.com

2. Hébergement et environnement technique

Le Site est développé sous WordPress.org (auto‑hébergé) et hébergé par PlanetHoster.

Les données sont stockées sur des serveurs en France ou en Suisse, pays reconnus comme offrant un niveau de protection adéquat au sens du RGPD par la CNIL

3. Données personnelles collectées

3.1 Données collectées lors de la création d’un compte

Lors de l’inscription sur le Site, les données suivantes sont collectées :

  • Identifiant (nom d’utilisateur)
  • Prénom
  • Nom
  • Adresse e‑mail
  • Mot de passe (chiffré et non lisible par Systemoun)

Ces données sont nécessaires à la création et à la gestion du compte utilisateur.

3.2 Données liées au statut de membre

Conformément au règlement intérieur de l’association, différents types de membres existent (membres cotisants, non cotisants, etc.).

En fonction du statut attribué par un administrateur, certains utilisateurs peuvent accéder à des contenus réservés.

3.3 Données liées à l’annuaire professionnel

Lorsqu’un administrateur peut autoriser un utilisateur à apparaitre dans l’annuaire, l’utilisateur peut renseigner des informations professionnelles supplémentaires, telles que notamment :

  • Nom de l’entreprise
  • Adresse professionnelle
  • Numéro de téléphone
  • Adresse e‑mail professionnelle
  • Autres informations liées à l’activité

Ces données sont rendues publiques via l’annuaire du Site, lequel est accessible à tout visiteur.

L’utilisateur est responsable des données qu’il met en ligne

3.4 Données collectées via le formulaire de contact

Le Site met à disposition un formulaire de contact permettant aux utilisateurs de contacter l’association Systemoun, notamment pour des demandes d’information ou des demandes d’adhésion.

Dans ce cadre, les données personnelles suivantes sont collectées :

  • Prénom
  • Nom
  • Adresse e-mail
  • Objet de la demande
  • Contenu du message

Ces données sont transmises volontairement par l’utilisateur et sont strictement nécessaires au traitement de sa demande.

3.5 Données collectées indirectement

Le Site peut collecter de manière automatique certaines données techniques, telles que :

  • Adresse IP
  • Données de navigation (pages consultées, date et heure)
  • Type de navigateur et système d’exploitation

Ces données sont utilisées à des fins de sécurité, de statistiques et d’amélioration du Site.

4. Finalités des traitements

Les données personnelles sont collectées et traitées pour les finalités suivantes :

  • Création et gestion des comptes utilisateurs
  • Gestion des accès aux contenus réservés selon le statut de membre
  • Gestion de l’annuaire professionnel public
  • Sécurité et bon fonctionnement du Site
  • Communication avec les utilisateurs (informations associatives, réponses aux demandes)
  • Traitement, gestion et suivi des demandes envoyées via le formulaire de contact (demandes d’adhésion, demandes d’information, prises de contact).
  • Respect des obligations légales et réglementaires

5. Base légale des traitements

Les traitements de données reposent sur les bases légales suivantes :

  • Exécution d’un contrat : gestion du compte utilisateur et accès aux services
  • Consentement : pour les données transmises volontairement via le formulaire de contact.
  • Intérêt légitime : pour permettre à l’association de répondre aux sollicitations qui lui sont adressées.
  • Obligation légale : respect des obligations comptables, associatives et réglementaires

6. Accès aux contenus payants et services tiers

Le Site peut contenir des liens de redirection vers la plateforme externe HelloAsso, permettant notament :

  • L’adhésion à l’association
  • Le paiement de cotisations
  • L’achat de documents, y compris par des non‑membres

Les transactions financières et les données associées sont traitées directement par HelloAsso, qui agit en tant que responsable de traitement indépendant.

L’association Systemoun n’a pas accès aux données bancaires des utilisateurs.

7. Destinataires des données

Les données personnelles sont accessibles uniquement :

  • Aux membres habilités du bureau et aux administrateurs du Site
  • Aux prestataires techniques strictement nécessaires (hébergeur)

Aucune donnée personnelle n’est vendue ni cédée à des tiers.

8. Durée de conservation

Les données sont conservées :

  • Tant que le compte utilisateur est actif
  • Jusqu’à la suppression du compte par l’utilisateur ou l’association
  • Au‑delà si une obligation légale l’impose (archives associatives, obligations comptables)
  • Les données issues du formulaire de contact sont conservées pendant une durée maximale de 3 ans à compter du dernier échange avec l’utilisateur, sauf obligation légale imposant une conservation plus longue.

Les données de l’annuaire sont supprimées ou anonymisées à la demande de l’utilisateur ou lors de la suppression du rôle correspondant.

9. Droits des utilisateurs

Conformément au RGPD, chaque utilisateur dispose des droits suivants :

  • Droit d’accès à ses données
  • Droit de rectification
  • Droit à l’effacement (« droit à l’oubli »)
  • Droit à la limitation du traitement
  • Droit d’opposition
  • Droit à la portabilité des données

Ces droits s’appliquent également aux données transmises via le formulaire de contact.

Ces droits peuvent être exercés en contactant l’association à l’adresse suivante : contact[at]systemoun.com

Une réponse sera apportée dans un délai maximal d’un mois.

Le Site peut utiliser des cookies strictement nécessaires à son fonctionnement (gestion de session, sécurité, préférences utilisateur).

11. Sécurité des données

L’association met en œuvre toutes les mesures raisonnables pour protéger les données personnelles contre :

  • La perte
  • L’accès non autorisé
  • L’altération
  • La divulgation

Les mots de passe sont stockés de manière chiffrée et ne sont jamais accessibles en clair.

12. Réclamation

Si un utilisateur estime que ses droits ne sont pas respectés, il peut adresser une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente :

Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL)
https://www.cnil.fr

13. Modification de la politique de confidentialité

La présente politique peut être modifiée à tout moment afin de rester conforme aux évolutions légales, réglementaires ou techniques.

Les utilisateurs seront informés de toute modification substantielle via le Site.